Adressbuch

Das Adressbuch dient dazu, Kontaktdaten zentral zu speichern, jederzeit abzurufen und effizient zu verwalten.

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  1. Was ist das Adressbuch

  2. Grundlagen

  3. Filter

  4. Fallbeispiele

Was ist das Adressbuch?

Im Adressbuch sind Kontakte, die grundsätzlich in Personen und Institutionen unterschieden werden, hinterlegt. Es ist ein Verzeichnis aller Kontakte, die in Noahworks verwaltet werden.
Zu deinen Kontakten kommst du über die Startseite > Applikationen > Adressbuch > Kontakte. Du hast mehrere Auswahl- und Bearbeitungsmöglichkeiten der Kontaktdaten, rot markiert im Bild.

Grundlagen 

Die Ansicht der Kontaktliste ist identisch mit den übrigen Noahworks Modulen aufgebaut. Hier hast du die Möglichkeit, die Liste der Kontakte zu filtern (grün markiert), neue Kontakte hinzuzufügen, dir einen Kontakt im Detail anzusehen sowie verschiedene Aktionen (rot markiert) mit markierten Kontakten auszuführen.

Filter

Es gibt eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten für die Kontakte. Im Bild oben, grün markiert, kannst du einen Ausschnitt der Filtermöglichkeiten sehen. 

Hier kannst du mit einem individuellen Suchbegriff die Liste deiner Kontakte filtern.

Ein Mandant ist die Person oder Firma, die dich beauftragt hat, um eine Aufgabe oder Leistung ausführen zu lassen.

Du kannst auswählen, ob nur Kontakte einer oder mehrerer bestimmter Zuordnung angezeigt werden sollen. 

  • Kontakt hat mindestens eine der folgenden weiteren Zuordnungen: Bedeutet, dass ein Kontakt zusätzlich zu seiner Hauptzuordnung noch mindestens eine andere spezielle Gruppe oder Kategorie zugeordnet ist, z. B. Teilnehmer und gleichzeitig Referenten.
  • Kontakt hat alle folgenden weiteren Zuordnungen: Bedeutet, dass ein Kontakt genau allen angegebenen Gruppen oder Kategorien zugeordnet ist

Du kannst wählen, ob nur Kontakte ohne Adresse oder Kontakte mit vollständiger Adresse angezeigt werden. 

In welcher Beziehung soll der Kontakt stehen, du kannst bspw. auswählen, ob ein Kontakt ein Mitglied oder ein Ansprechpartner ist. 

Anforderungen sind Bedingungen oder Leistungen, die auf Kundenwunsch hin erfüllt werden sollen.

 

Mithilfe des Status kannst du Kontakte anhand bestimmter Eigenschaften filtern. Zum Beispiel nach Schnuppermitglied, Vollwertig oder Archiviert. 

 

 

Über diesen Filter kannst du den Typen der Kontakte eingrenzen. Zum Beispiel nacj Innungsmitglied oder auch Gastmitglied.

 

 

Hier kannst du nach bestimmten Innungen filtern, die du bereits in deinen Kontakten hinterlegt hast. 

 

 

Wie der Filtername erklärt, filterst du hiermit nach einer bestimmten Leistung wie mindestens Gewässerschutz oder mindestens Beratung. 

 

 

Wie der Filtername erklärt, filterst du hiermit nach bestimmten Leistungen wie Beratung oder Beratung. Hiermit kannst du mehrere Leistungen aus deinen Kontakten herausfiltern. Zum Beispiel Gewässerschutz UND Beratung UND Trinkwasser-Check. 

 

Fallbeispiele

Die Liste aller Kontakte befindet sich im Adressbuch.

Beim Betätigen des Buttons Kontakt hinzufügen rechts oben kann dem Adressbuch ein neuer Kontakt hinzugefügt werden. Lege zunächst den Typ des neuen Kontakts - entweder eine reale Person oder eine Institution - fest und speichere den neuen Kontakt durch einen Klick auf Sichern unten links.

Das Formular ist in die 6 Teile Stammdaten, Beziehungen, Extra Information, Kunde, Mitarbeiter sowie Logbuch unterteilt.

Der 1. Teil der Stammdaten enthält die allgemeinen Attribute: 

  • Zuordnung: Mit Zuordnungen können Sie Gruppen von Personen erstellen.
  • Institution: Es ist möglich eine Person einer Institution zuzuordnen.
  • Position: Hier kann die Tätigkeit der Person oder die Rolle im Unternehmen hinterlegt werden.
  • Klassische Stammdaten: In den nächsten Feldern können die persönlichen Stammdaten Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Zweiter Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und Anredeform hinterlegt werden. 
    • Ggf. zusätzliche Informationen: Wenn gewünscht können Notizen, ein Porträtbild oder der zugehörige Website-Nutzer des Kontakts hinzugefügt werden.

Der 2. Teil der Stammdaten enthält die Referenz-Nummern-Attribute: 

  • Referenz-Nummern sind eindeutige Zahlen- oder Buchstabenkombinationen, die dazu dienen, bestimmte Vorgänge, Dokumente oder Personen schnell und eindeutig zuzuordnen.

Der 3. Teil der Stammdaten enthält die Adressen-Attribute: 

  • Hier hinterlegst du die vollständigen Adressdaten der Person oder Institution.

Der 4. Teil der Stammdaten enthält die weitere allgemeine Attribute 

  • E-Mail-Adressen
  • Telefonnummer
  • Webseite

Der 5. Teil der Stammdaten enthält die folgende Bankverbindungs-Attribute

  • Hier hinterlegst du alle Daten zur Bankverbindung der Person oder Institution.
  • Über Bank, Konoinhalber, IBAN und BIC.

Hier gibst du an, in welcher Rolle die Person oder Institution sich befindet und anschließend in welcher Beziehung die Daten stehen. Weiterhin kannst du hier Notizen anfügen und mehrere Beziehungen verknüpfen. 

Über das Drop-Down-Menü kannst du angeben, ob, wie und wo die angelegte Person Zugang zu einer Webseite erhält. Weiterhin kannst du die Person einer Gruppe zuordnenen, diese Gruppe regelt später die Berechtigungen des Nutzers auf der Webseite. 

Wenn es sich beim neuen Kontakt um einen Kunden handelt, kannst du hier noch weitere Informationen hinzufügen oder einsehen: 

  • Erweiterung Kunde anlegen: Wenn du den Kontakt als Kunden erweitern möchtest, muss dieses Häkchen aktiv sein denn nur dann werden die zur Erweiterung gehörenden Formulardaten verarbeitet und gespeichert.
  • Zusatzinformationen: Ist der Kontakt als Kunde gespeichert kannst du eine Übersicht aller aktiven Leistungen, Angebote, Projekte, unbezahlter Rechnungen offenen Leistungen und wiederholten Leistungen für den Kontakt einsehen. 
  • Rechnungen: Rechnungen des Kunden können hier verwaltet werden. Zudem kannst du eine Rechnungsadresse dem Kunden hinzufügen.
  • Daten zum Unternehmen: Gegebenenfalls können hier weitere Informationen wie der Slug, der Umsatz des Unternehmens oder die Mitarbeiteranzahl hinzugefügt werden.

Wenn es sich beim neuen Kontakt um einen Mitarbeiter handelt, kannst du hier noch weitere Informationen hinzufügen oder einsehen: 

  • Erweiterung "Mitarbeiter" anlegen: Wenn du den Kontakt als Mitarbeiter erweitern möchtest, muss dieses Häkchen aktiv sein. Nur dann werden die zur Erweiterung gehörenden Formulardaten verarbeitet und gespeichert.
  • Mitarbeiter: Hier kannst du die Personalnummer, Urlaubstage pro Jahr, Arbeitsstunden pro Woche, Eintritt - und Austrittsdatum hinzufügen. Wenn der Mitarbeiter Lohnempfänger ist, den Timer betreibt oder Mittagessen kannst du die Informatinen hier ebenfalls einsehen.

Hier kannst du das Logbuch des Kontakts einsehen und verwalten. Es werden alle Logeinträge des Kontakts in dieser Liste aufgeführt und können so nachvollzogen werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit neue Logeinträge hinzuzufügen. 

Navigiere zur Liste aller Kontakte im Adressbuch und klicke auf einen Kontakt, um in die Detailansicht zu gelangen.  

Nun kannst du in der Detailansicht alle gewünschten Änderungen vornehmen. Sichere die vorgenommenen Änderungen durch den Sichern Button in der unteren Leiste der Ansicht. 

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten einen Kontakt oder mehrere Kontakte zu entfernen.

1. Möglichkeit: Kontakt in der Kontaktliste entfernen

Navigiere zunächst in die List der Kontakte im Adressbuch. Markiere hier die gewünschten Kontakte in der linken Spalte der Kontaktliste und klicke auf das Dropdown-Menü der unteren Leiste. Wähle die Option Ausgewählte Kontakte löschen und klicke auf den Aktion ausführen Button.

2. Möglichkeit: Kontakt in der Detailansicht entfernen

Alternativ kannst du einen einzelnen Kontakt in der Detailansicht dieses Kontakts löschen. Navigiere hierfür in die Detailansicht eines Kontakts und öffne das Aktionen Dropdown-Menü in der rechten oberen Ecke. Klicke hier auf die Option Löschen.

Duplikate miteinander verknüpfen

Wenn eine Person aus irgendeinem Grund mehrmals im System in der Kontaktliste vorhanden ist, kann man diese zusammenführen. Markiere hierfür die mehrmals vorkommende Person in der linken Spalte der Kontaktliste. Öffne dann das Dropdown-Menü auf der unteren Spalte und wähle die Option Kontakte zusammenführen. Sichere diese Option mit dem Aktion ausführen Button.

Übertrage in der nächsten Ansicht die Kontaktinformationen manuell, wie in der Anleitung beschrieben. Wenn alle Daten stimmen, speichere den Kontakt mit dem Button Sichern in der unteren Leiste.