Die Wirkungsstätte von Daniel und Julia ist die Arbeitsstelle für Kinder- und Jugendpastoral im Bistum Magdeburg. Sie haben die Software Noahworks maßgeblich mitentwickelt. So sind drei Module entstanden, die den Kern von Noahworks prägen: die Fördermittelverwaltung, das Eventmanagement sowie die Belegungsverwaltung für Jugend- und Gästehäuser. Im Interview sprechen Daniel und Julia über unsere Zusammenarbeit. Und teilen ihre Sicht auf die Themen Digitalisierung und Jugendarbeit.
Wer seid ihr, wo arbeitet ihr und was ist eure Position?
DANIEL: Ich bin Referent für die Feier der Lebenswende und Jugendbildungsreferent in der Arbeitsstelle für Jugendpastoral und sitzt überwiegend in Halle. Zu meinen Arbeitsbereichen gehört die Koordination und Entwicklung des Projekts Feier der Lebenswende in Halle. Außerdem arbeite ich bei Bildungskursen und bistumsweiten Großveranstaltungen mit.
JULIA: Ich bin ebenfalls Jugendbildungsreferentin und außerdem Referentin für die Arbeit der MinistrantInnen im Bistum Magdeburg. Meine Schwerpunkte sind die Kooperation mit Pfarrgemeinden, Schulungen sowie die Feier der Lebenswende.
Woher kennt ihr Noahworks und das Team dahinter?
JULIA: Zu Beginn der Arbeit haben wir sehr schnell gemerkt, dass wir unsere Angebote im Jugendbereich auch im Internet ansprechend darstellen müssen. Daraufhin wollten wir die bestehende Homepage neu und lebendiger gestalten. Auf der Suche nach einem Partner sind wir auf descript gestoßen. Zu der Zeit gab es bereits eine Verbindung vom Bistum Magdeburg zu descript. Also haben wir gemeinsam angefangen, die Homepage erst einmal neu und etwas flotter zu kriegen.
Wie wollten zudem deutlich machen: Das ist ein Angebot für alle jungen Menschen. Also nicht auf eine enge Zielgruppe beschränkt, beispielsweise junge Christen. Es ist mit der Idee "Jung im Bistum Magdeburg" gestartet. Wir haben dann schnell gemerkt, dass descript ein junges, dynamisches Unternehmen ist. Damals noch klein, heute ein bisschen größer. Aber die haben allesamt Lust, am Puls der Zeit zu entwickeln. Und das Team hilft uns, digitale Angebote zu gestalten, die Arbeitsprozesse vereinfachen und die klare, transparente Außenkommunikation ermöglichen.
Was war die Ausgangssituation bei euch, bevor ihr Noahworks eingeführt habt?
DANIEL: Für den BDKJ oder vom BDKJ aus haben wir sehr viele Maßnahmen-Anträge zu bearbeiten gehabt. Unzählige bunte Zettel kamen bei uns rein: für Anträge, Bewilligung, Abrechnungen. Weil viele Gruppen aus den Gemeinden und aus den Verbänden kirchliche und staatliche Gelder beantragen konnten. Und wir als Vergabestelle diese Anträge bearbeiten mussten. Es ging also immer darum: etwas, das jemand mit der Hand geschrieben hatte wieder in ein digitales System zu übertragen. Um es danach auszudrucken und per Post hin und herzuschicken. Das war uns irgendwann zu viel. Wir haben gesagt: Es muss doch einfacher gehen. Nicht nur, dass es per Mail irgendwie hin und her geht, sondern am schönsten wäre, wir könnten gleich online Dinge ausfüllen und die würden direkt bei uns aufploppen.
Das hat dank der Hilfe von den Entwicklern von Noahworks auch geklappt. Nach der Entwicklung war die Handhabung nicht nur für uns bei der Antragsbearbeitung einfacher. Sondern vor allem auch für diejeningen, die die Anträge gestellt haben. Sie mussten nicht erst den Antrag ausfüllen, dann die passende Briefmarke finden und es am Ende in den Briefkasten schmeißen oder abends die E-Mail schicken. Letztere musste noch dazu bei der richtigen Person auftreffen. Stattdessen sagen wir heute: Jede Person, die mit dem System arbeitet, sieht neue Anträge. Kann Anträge bearbeiten. Und schlussendlich auch abrechnen. Weil jede Person auf alles Zugriff hat. Das hat eine sehr große Zeitersparnis mit sich gebracht, sodass wir Zeit für anderes hatten - und haben. Aber nicht nur die Zeitersparnis war gut, sondern wir konnten ab nun transparent jederzeit ins System reingucken. Wir sind schließlich täglich unterwegs sind im Feld, im Bistum. Wenn jemand eine Frage zum Antrag hatte, musste ich sonst immer vertröstend sagen: "Ich gucke, wenn ich im Büro bin, rein." Das hatte sich von nun an erledigt. Jetzt zücke ich mein Handy und sage: "Hier ist in dein Antrag, der ist bearbeitet." Oder genauso bei Rückfragen oder der Kommunikationshistorie: all das finde ich jetzt online und jederzeit mit wenigen Klicks auf meinem Handy.
Was war die Motivation und die Idee hinter Noahworks?
JULIA: Durch die Verwaltungssoftware Noahworks ist uns klar geworden: Es macht Sinn, wenn wir Prozesse zusammenbinden. Dass wir also nicht verschiedene Plattformen bedienen, wenn es um Eventmanagement geht. Sprich Anmeldungen zu unseren Kurse oder Anmeldungen im Jugendhaus. Und in diesem Zusammenhang natürlich auch die Abrechnungen für diese Maßnahmen. Dadurch, dass wir uns rechtzeitig mit descript zusammengetan haben, haben wir diese verschiedenen Prozesse zusammengebunden. Weil es schließlich immer um die jungen Menschen geht: die Gast im Jugendhaus sind, die sich für eine Veranstaltung angemeldet haben und für die wir hoffentlich auch Fördergelder bekommen. Damit wir Jugendlichen diese ganzen Maßnahmen zu einem fairen Preis anbieten können. Genau diese drei Prozesse zusammenzuführen - die man sicher auch alle einzeln denken kann - das war uns wichtig. Und genau das macht Noahworks aus. Es geht darum, Leute zusammenzuführen und zu bündeln. Und irgendwann tatsächlich Zeit zu haben, den Regenbogen zu sehen und wieder festes Land zu haben. Dieses Bild von Noah geht weit über das hinaus, was diese Software sicherlich bietet. Aber der Versuch, vieles zu bündeln und zusammenzubringen, ist uns gelungen. So ähnlich wie Noah die Tiere zusammengebracht hat.
Wie finden die Anwender:innen Noahworks?
DANIEL: Die Anwendung der Software für die Anwender:innen von außen war am Anfang zugegeben holprig. Es gab manche, die sagten: "Ja, was ist das denn Neues? Ich bin das Aktuelle gewohnt." Und jede Gewohnheit, die durchbrochen wird, ist erst einmal schwierig. Man denkt: Jetzt fangen die auch damit an! Diese Einstellung hatten aber überwiegend nur die Älteren - das muss ich gestehen. Bei den Jüngeren war es schön zu wissen: Sie können selbst um 23:00 Uhr ihren Antrag losschicken und wissen dann, sie haben es erledigt. Tag zu Ende. Genauso komfortabel ist es mit der Maßnahmen-Abrechnung. Die ist ebenfalls jederzeit möglich ist - von zu Hause oder während eines Zeltlagers vom Handy aus. Es ist es jetzt möglich, Einkaufsbons hochzuladen und gleich in die Abrechnung zu stellen. Und wir können das System jederzeit begleitend einsehen, wenn Fragen auftauchen - auch wenn wir Kilometer weit entfernt sind.
Sichere dir Tipps, Tools & Termine im Noahworks-Newsletter
Welche Effekte verspürst du durch die Nutzung von Noahworks?
JULIA: Oft heißt es etwas vorwurfsvoll: "Muss das denn alles digital sein?" Nein, muss es nicht. Aber Prozesse digital zu erledigen bedeutet für mich - sei es mit der Software Noahworks oder mit anderen Diensten wie Microsoft Teams - Zeit zu sparen. Zeit, die wir für etwas anderes zur Verfügung haben. Wir vereinfachen dadurch Arbeitsschritte. Wir sind häufiger und intensiver im Austausch mit jungen Menschen. Und das ist für mich das Wichtigste. Also statt "Technik um der Technik willen" lieber in Anlehnung an den Bibelspruch "Nicht der Mensch ist für die IT Technik und das Digitale da, sondern das Digitale ist für den Menschen da". Sogar mehr noch: Technik ist nicht für den Menschen an sich da, sondern damit der Mensch wieder Mensch sein kann. Damit wir Menschen in Zeltlager oder zum Weltjugendtag fahren können. Und derartige Erlebnisse in den Mittelpunkt stellen. Dafür ist es ein Gewinn. Dass wir zwar mehr Digitales haben, das mag sein. Aber vorher waren es eben die bunten Zettel, die man immer wieder ausfüllen mussten. Und was Zeit gebunden hat. Jetzt investieren wir nur noch einen Bruchteil an Aufwand, Zeit und Nerven in Arbeitsschritte, die vor der Digitalisierung richtige Zeitfresser waren. Und wenn wir ehrlich sind: das digitale Leben ist in den Augen junger Menschen ja auch das reale Leben.
Welche Note gibst du dem Noahworks-Team? Und welche Tipps oder Ideen hast du für die weitere Zusammenarbeit?
JULIA: In manchen Schulen werden Noten vergeben. So nach dem Motto: Man muss in einem bestimmten Moment Leistung bringen. Und die ist in dem entsprechenden Momemt dann entweder gut oder schlecht oder befriedigend. Die Zusammenarbeit mit descript würde ich ungern benoten. Nicht, weil sie nicht gut ist. Ganz im Gegenteil. Ich finde sie sehr gut. Aber die Zusammenarbeit ist prozessorientiert. Dementsprechend gibt es Sachen, die funktionieren super. Und es gibt Sachen, die funktionieren mal nicht - zum Beispiel Anfragen, wo nicht augenblicklich die Lösung klar ist. Das Schönste an unserer Zusammenarbeit ist für mich immer: Wenn ich ein Problem anbringe und als Antwort höre: "Ich muss das mit dem Team mal besprechen. Ich gebe dir eine Rückmeldung". Diesen Satz habe ich noch im Ohr. Und es war eine schnelle Rückmeldung und schnelle Problemlösung. Mir persönlich ist das agile Arbeiten und die verlässliche Kommunikation. Und das ist sehr gut, da bin ich sehr zufrieden. Deshalb gebe ich keine punktuelle Note, das ist Schulsache. In unserer Zusammenarbeit kommt das nicht zum Ausdruck.
Welche Trends siehst du für die Digitalisierung im Kontext kirchlicher Jugendarbeit?
DANIEL: In der Jugendarbeit müssen wir gucken, was junge Menschen verwenden. Wir sollten aufpassen, dass wir nicht eigene Apps an den Jugendlichen vorbei entwickeln. Eigene Apps mögen schön sein. Aber wir sollten die Dinge anbieten, die junge Menschen verwenden. Und vielleicht auch Inhalte mitgestalten. Um Menschen zu erreichen und dann mit ihnen tatsächlich in den konkreten Face-to-Face-Kontakt zu gehen. Da muss ich ganz klar sagen: Wir sollten vielfältig sein. Oft habe ich Kirche erlebt mit der Denkweise "Wir legen uns für eine Software fest und die ist es für die Ewigkeit". Aber dafür ist der Fortschritt viel zu schnell. Wir sollten dranbleiben und gucken. Wir brauchen nicht mit jeden Trend mitgehen, aber wir sollten stetig unterwegs sein.
Für uns konkret in der Verwaltung, Betreuung und in anderen Bereich müssen wir auch eigene Softwarelösungen haben. Welche, die ausreichend spezializiert sind für kirchliche Belange. Ein passendes Beispiel bei Noahworks ist die Maßnahmenabrechnung. Natürlich ist es darüber hinaus toll, dass es Stundenbuch-Apps gibt. Es gibt eine Vielzahl an Apps, die für kirchliche Anbieter gut und notwendig sind. Aber vielleicht sind es in drei Jahren ganz andere Apps, die eine Bedeutung haben. Deshalb ist es mir wichtig, aufmerksam und dort präsent zu sein, wo junge Menschen sind. Das bedeutet, uns nicht nur im Netz zu bewegen, sondern mit ihnen gemeinsam unterwegs zu sein.
Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Verwaltung in der Jugendarbeit digital gut läuft?
Dann erlebe Noahworks doch mal in Aktion. Gerne kommen wir mit dir zusammen, lernen mehr über deine tägliche Arbeit und zeigen dir, wie Noahworks deine Verwaltungsarbeit vereinfacht und die Kommunikation mit den Menschen bereichert.
