Buchungsanfragen bearbeiten

Öffne die Übersicht über deine Belegungen. Klicke auf die Buchungsanfrage, die du bearbeiten möchtest. Je nach Berechtigung hast du verschiedene Tabs, in welchen du deine Belegung bearbeiten kannst. Im Bild siehst du alle acht Tabs. Mehr über die verschiedenen Tab erfährst du hier. 

1. Belegung prüfen

• In der Detailansicht unter dem Tab Vertragsdaten siehst du die Verfügbarkeit der Zimmer und Räume für den gewünschten Zeitraum.
• Prüfe, ob genügend freie Betten vorhanden sind.
• Scrolle nach unten, um weitere Details wie Anreisedaten, Personenzahl und Kontaktdaten einzusehen.

Hier kannst du dir im Video ansehen, wie du die Detailansicht öffnest und prüfst, ob genug Betten verfügbar sind.

2. Erste Entscheidung treffen

• Prüfe, ob du die Anfrage annehmen kannst:
• Passt die Belegung? → Bestätige die Anfrage intern.
• Passt es nicht? → Kontaktiere die Gruppe und kläre Alternativen, z. B. andere Termine oder kleinere Gruppen.

3. Details anpassen

• Gehe im Tab Vertragsdaten weiter nach unten.
• Kontrolliere die Übernachtungen nach Altersgruppen (z. B. Kinder, Jugendliche, Betreuer).
• Passe bei Bedarf die Anzahl der Personen und die Tage manuell an.
• Überprüfe die Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Kaffee) und passe sie bei Bedarf an.

4. Weitere Informationen prüfen

• Sieh dir Unverträglichkeiten und spezielle Wünsche an.
• Prüfe gebuchte Extras (z. B. Lunchpakete oder Kaffee für Betreuer).
• Hinterlege bei Bedarf eigene Notizen, z. B. Hinweise für die Küche.

5. Online-Rückmeldung versenden (optional)

• Erstelle eine Online-Rückmeldung, wenn noch Informationen vom Gast fehlen.
• Sende den Link zur Rückmeldung per E-Mail an den Gast.
• Anhänge (z. B. PDFs) kannst du bei Bedarf hinzufügen.

6. Abschluss

• Nachdem alle Informationen geprüft und eingetragen sind, kannst du die Buchung bestätigen.
• Die Daten werden automatisch für die spätere Rechnungsstellung übernommen.

Mehr über die anderen Tab erfährst du hier.