Rechnungen erstellen und verschicken

Schritt für Schritt

Innerhalb einer Belegung kannst du ganz einfach Rechnungen erzeugen – entweder als Gesamtrechnung für die ganze Gruppe oder in Form von Teilrechnungen. Alle erfassten Leistungen werden automatisch übernommen. Du musst nur noch prüfen, ergänzen und verschicken.

Rechnung anlegen

1. Leistungen prüfen

• Öffne die Belegung, für die du eine Rechnung erstellen möchtest und wechsle in den Tab "Rechnungen".
• Unter Gesamtrechnung kannst du auf das Augen-Symbol klicken. Alle bereits erfassten Leistungen (z. B. Übernachtungen, Mahlzeiten, Programme, Pauschalen) sind hier sichtbar.
• Tipp: Prüfe, ob noch zusätzliche Leistungen angefallen sind – etwa Getränke, Schäden im Zimmer oder weitere Zusatzangebote.

2. bereits vorhanden Rechnungen einsehen

• Im Bereich darunter findest du unter "Rechnungen" alle Rechnungen, die du für diese Belegung bereits erstellt hast. Falls schon Rechnungen vorhanden sind, siehst du darüber im Bereich "Gesamtrechnung" an den Positionen auch jeweils, wie viele Positionen schon in Rechnung gestellt wurden.

3. Neue Rechnung erstellen

Wenn du jetzt eine neue Rechnung anlegen möchtest, hast du zwei Möglichkeiten:

• Erstellung einer Gesamtrechnung: Alle Leistungen werden auf eine Rechnung gebündelt. Ideal bei z. B. Jugendgruppen mit gemeinsamer Abrechnung.
• Teilrechnungen: Du kannst mehrere Rechnungen anlegen, z. B. eine für die Schule und je eine für begleitende Lehrkräfte.

4 a. Teilrechnungen erstellen

Wenn du eine Teilrechnung erstellen möchtest, musst du vorab zwei Einstellungen vornehmen:

• Gib an, wie viele Teilrechnungen du benötigst (z. B. 3 Stück).
• Wähle aus, wie die Leistungen auf die Rechnungen aufgeteilt werden sollen. Die Option gleichmäßig verteilt die Positionen so, dass auf allen Rechnungen die gleiche Anzahl der jeweiligen Positionen hinterlegt sind. Die Option leer anlegen erzeugt leere Rechnungen, damit du Einteilung im Anschluss selbst vornehmen kannst. In beiden Fällen hast du im nächsten Schritt die Option, die konkrete Verteilung anzupassen.
• Mit einem Klick auf "Weiter" gelangst du in den nächsten Schritt.

4 b. eine Gesamtrechnung erstellen

Wenn du nur eine Rechnung für die gesamte Gruppe benötigst, kannst du über "Rechnung erstellen" den Schritt der Aufteilung überspringen und gelangst direkt in die Detailansicht der Rechnung.

5. Rechnungsempfänger festlegen

• Standardmäßig wird der Hauptkontakt aus der Belegung übernommen.
• Du kannst über das Suchfeld andere Empfänger aus dem Kundenstamm auswählen (z. B. „Max Mustermann“).
• Über das grüne Plus lässt sich ein neuer Kontakt anlegen, falls es noch keinen Eintrag gibt.

6. Leistungen aufteilen

Weise den einzelnen Rechnungen die passenden Positionen zu:

• Beispiel: Alle Kinder-Übernachtungen auf Rechnung 1, Betreuer-Übernachtungen auf Rechnung 2 und 3.
• Das System zeigt dir an, wie viele Leistungen noch nicht verteilt sind.

7. Weitere Positionen ergänzen

• Du kannst jeder Rechnung zusätzliche Einträge hinzufügen.
• Beispiel: Schäden, zusätzliche Verpflegung oder Nutzung eines Telefons.
• Nutze dafür den Artikelstamm, um keine Steuer- oder Buchhaltungsdaten manuell einzugeben.

8. Rechnung speichern und prüfen

• Speichere deine Eingaben.
• Das System weist dich auf fehlende Angaben hin (z. B. wenn ein Einzelpreis fehlt).

9. PDF erzeugen und Rechnung versenden

• Du kannst die fertige Rechnung als PDF anzeigen und drucken – auch mit Kontenzuordnung für die Buchhaltung.
• Oder du verschickst sie direkt per E-Mail.
• Der Text ist vorformuliert, kann aber angepasst werden.

Rechnungsdetails bearbeiten

1. Positionen verteilen und anpassen

Deine Rechnung wurde auf Basis deiner Belegung erstellt und kann nun in dieser Ansicht bearbeitet werden. In der Übersicht oben siehst du eine Liste der Positionen, die in der Belegung angefallen sind. Grün markierte Positionen sind bereits vollständig verteilt. Grau hinterlegte Positionen müssen noch auf die Rechnungen verteilt werden.

Wenn du über die bereits hinterlegten Positionen hinaus weitere Leistungen auf die Rechnung mit aufnehmen möchtest, kannst du am Ende deiner Rechnung mit einem Klick auf "Rechnungsposition hinzufügen" weitere Leistungen ergänzen. Hier kannst du entweder freie Leistungen aufnehmen oder mit einem Klick auf den Pfeil neben dem Positionstext auf die Vorlagen für Rechnungspositionen zugreifen.

Hinweis: Wenn kein Pfeil für Vorlagen für Rechnungspositionen zu sehen ist, sind für dein Haus noch keine Vorlagen angelegt. Neue Vorlagen kannst du in den Einstellungen selbst ergänzen, sofern du die notwendigen Berechtigungen hast.

2. Rechnungsempfänger festlegen

• Standardmäßig wird der Hauptkontakt aus der Belegung als Rechnungsempfänger übernommen.
• Wenn du den Empfänger ändern möchtest, kannst du durch einen Klick auf den Kontakt einen anderen Empfänger aus deinem Kundenstamm auswählen.
• Wenn du einen Rechnungsempfänger auswählen möchtest, der in deinem Kundenstamm noch nicht vorhanden ist, kannst du einen neuen Kontakt anlegen. Das kannst du tun, in dem du auf das grüne Plus unter dem Kontakt klickst.

8. Rechnung speichern und prüfen

• Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, kannst du die Rechnung durch den Klick auf "Sichern" unten links final erzeugen.
• Noahworks weist dich in diesem Schritt bei Bedarf auf fehlende Angaben hin (z. B. wenn ein Einzelpreis fehlt).

Rechnung prüfen

Deine neu erzeugte Rechnung erscheint nun im Tab "Rechnungen" innerhalb der Belegung. Wenn du kontrollieren möchtest, ob alles deinen Vorstellungen entspricht, kannst du in der Spalte "PDF" mit einem Klick auf "Für Kunden" die Rechnung als PDF herunterladen. 

Rechnung verschicken

Um die Rechnung direkt aus Noahworks zu verschicken, wählst du in der Spalte "Aktion" die Aktion "Versenden". Dadurch öffnet sich ein E-Mail-Fenster mit deiner Mail-Vorlage für den Versand von Rechnungen. Falls notwendig, kannst du den Mailtext an dieser Stelle noch bearbeiten. Mit dem Klick auf "Versenden" wird die Rechnung im Anhang der Mail an die hinterlegte Mailadresse des Kunden verschickt. 

Wenn gewünscht, können an dieser Stelle die Informationen zur Rechnung auch automatisch an die Buchhaltung über eine Schnittstelle übergeben werden.

Videotutorial