Rechnungen verwalten

Schritt für Schritt

In der Belegung kannst du ganz einfach Rechnungen erzeugen – entweder als Gesamtrechnung oder als mehrere Teilrechnungen. Alle erfassten Leistungen werden automatisch übernommen. Du musst nur noch prüfen, ergänzen und verschicken.

1. Leistungen prüfen

• Öffne die Belegung, für die du eine Rechnung erstellen möchtest.
• Alle bereits erfassten Leistungen (z. B. Übernachtungen, Mahlzeiten, Pausen, Programme, Pauschalen) sind hier sichtbar.
• Diese wurden entweder vom Gast oder von dir hinterlegt.
• Tipp: Prüfe, ob noch zusätzliche Leistungen angefallen sind – etwa Getränke, Schäden im Zimmer oder weitere Zusatzangebote.

2. Rechnungspositionen kontrollieren

• Im Tab „Rechnungen“ siehst du, welche Positionen in der Belegung enthalten sind.
• Du erkennst auch, ob bereits Teilrechnungen erstellt wurden und welche Leistungen noch offen sind.

3. Rechnungsart wählen

Du hast zwei Möglichkeiten:

• Gesamtrechnung: Alle Leistungen werden auf eine Rechnung gebündelt. Ideal bei z. B. Jugendgruppen mit gemeinsamer Abrechnung.
• Teilrechnungen: Du kannst mehrere Rechnungen anlegen, z. B. eine für die Schule und je eine für begleitende Lehrkräfte.

4. Teilrechnungen erstellen

• Gib an, wie viele Rechnungen du benötigst (z. B. 3 Stück).
• Wähle, ob du die Aufteilung der Leistungen manuell vornimmst.
• Nun werden leere Rechnungen erzeugt.

5. Rechnungsempfänger festlegen

• Standardmäßig wird der Hauptkontakt aus der Belegung übernommen.
• Du kannst über das Suchfeld andere Empfänger aus dem Kundenstamm auswählen (z. B. „Max Mustermann“).
• Über das grüne Plus lässt sich ein neuer Kontakt anlegen, falls es noch keinen Eintrag gibt.

6. Leistungen aufteilen

Weise den einzelnen Rechnungen die passenden Positionen zu:

• Beispiel: Alle Kinder-Übernachtungen auf Rechnung 1, Betreuer-Übernachtungen auf Rechnung 2 und 3.
• Das System zeigt dir an, wie viele Leistungen noch nicht verteilt sind.

7. Weitere Positionen ergänzen

• Du kannst jeder Rechnung zusätzliche Einträge hinzufügen.
• Beispiel: Schäden, zusätzliche Verpflegung oder Nutzung eines Telefons.
• Nutze dafür den Artikelstamm, um keine Steuer- oder Buchhaltungsdaten manuell einzugeben.

8. Rechnung speichern und prüfen

• Speichere deine Eingaben.
• Das System weist dich auf fehlende Angaben hin (z. B. wenn ein Einzelpreis fehlt).

9. PDF erzeugen und Rechnung versenden

• Du kannst die fertige Rechnung als PDF anzeigen und drucken – auch mit Kontenzuordnung für die Buchhaltung.
• Oder du verschickst sie direkt per E-Mail.
• Der Text ist vorformuliert, kann aber angepasst werden.

Hinweis & Videotutorial

Beim Versand wird die Rechnung automatisch im System gebucht und steht der Buchhaltung zur Verfügung.