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Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht Halt – ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung ist die E-Rechnung. Mit der kommenden Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung stehen viele Unternehmen vor einer Veränderung. Doch was genau bedeutet das? Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gilt es zu beachten, und wie wirkt sich die Umstellung auf den Geschäftsalltag aus? In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick über die rechtlichen Vorgaben zur E-Rechnung, beleuchten die wichtigsten Änderungen und zeigen, wie sich Unternehmen optimal auf die neuen Anforderungen vorbereiten können.
Digital statt Papier: So funktioniert die Rechnungsstellung ab 2025
Ab dem Jahr 2025 müssen Unternehmen und Einrichtungen in Deutschland, die unter das Umsatzsteuergesetz fallen, verpflichtend elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen, wenn sie Rechnungen an andere deutsche Unternehmen senden (B2B). Das bedeutet, dass der Versand von Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF-Datei künftig nicht mehr zulässig sein wird.
Seit November 2020 gilt bereits eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (B2G, Business-to-Government) in Deutschland. Die neue Regelung ab 2025 erweitert diese Pflicht auf den B2B-Bereich (Business-to-Business).
Am 27. März 2024 wurde mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024 Nr. 108) die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Damit folgt Deutschland dem Vorbild anderer EU-Staaten und einiger Drittländer, welche die E-Rechnung bereits als Standard im Geschäftsverkehr etabliert haben.
Was sind die Ziele der E-Rechnung?
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Effizienzsteigerung: Die Einführung soll die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen fördern. Elektronische Rechnungen sind leichter zu verarbeiten, was Zeit und Kosten spart.
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Bekämpfung von Steuerbetrug: Auch Steuerhinterziehung und Umsatzsteuerbetrug sollen so verhindert werden. Durch die digitale Nachverfolgbarkeit von Rechnungen können steuerliche Vorgänge besser kontrolliert werden.
- Harmonisierung mit europäischen Vorgaben: Die E-Rechnungs-Pflicht orientiert sich an europäischen Bestrebungen, die E-Rechnung in allen EU-Mitgliedstaaten zu standardisieren und so den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.
Ab wann gilt was? Der Fahrplan zur E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 tritt die neue Regelung zur elektronischen Rechnung in Kraft, die der Bundestag im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verabschiedet hat. Dadurch ergibt sich zunächst eine neue Begriffsdefinition. Künftig wird zwischen zwei Arten von Rechnungen unterschieden:
- Elektronische Rechnungen: Eine Rechnung ist elektronisch "wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht."
- Sonstige Rechnungen: Alle Rechnungen, die die Definition der elektronischen Rechnungen nicht erfüllen, sind sonstige Rechnungen. Darunter fallen z.B. Papierrechnungen oder nicht-strukturierte PDF-Rechnungen.
Mit dieser Gesetzesänderung wird es verpflichtend, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben erstellen UND empfangen zu können.
Diese Pflicht betrifft alle Unternehmen und Einrichtungen (auch Jugendbildungsstätten), die in Deutschland an andere Unternehmen steuerpflichtige Umsätze berechnen.
Bis wann musst du umstellen? Die wichtigsten Fristen für Jugendbildungsstätten
Das Gesetz tritt zum 01.01.2025 in Kraft und beinhaltet sofort die Verpflichtung, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
Auch die Pflicht Rechnungen im elektronischen Format zu versenden, tritt damit in Kraft. Allerdings gibt es hier Übergangsregelungen:
- 2025 & 2026: Sofern der Rechnungsempfänger zustimmt, dürfen noch sonstige Rechnungen gestellt werden.
- 2027: Sofern der Rechnungsempfänger zustimmt und der eigene Vorjahresumsatz unter 800.000 € liegt, dürfen noch sonstige Rechnungen gestellt werden.
- 2028: Es dürfen nur noch elektronische Rechnungen gestellt werden.
Ausgenommen von dieser Regelung sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
Pro-Tipp: Auch wenn die Fristen den Anschein erwecken, dass für deine Einrichtung noch ausreichend Zeit bleibt, um die Umstellung anzugehen, raten wir dir: Beschäftige dich zeitnah mit dem Thema. Wenn du dich an die Einführung der Datenschutzgrundverordnung im Jahr 2018 erinnerst, wirst du wissen, wie groß die Aufregung und die "Not" damals war, sofort und schnell tätig zu werden. Und das obwohl die DSGVO lange vorher angekündigt war.
E-Rechnung erklärt: Welche Formate du kennen musst
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die digital erstellt, übermittelt und verarbeitet wird – ohne, dass sie in Papierform vorliegt. Sie muss bestimmten technischen Standards entsprechen, damit sie von den Computersystemen der Unternehmen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann.
In Europa gibt es dafür eine gemeinsame Norm, die EN 16931-Norm, die festlegt, wie eine elektronische Rechnung aussehen muss. Elektronische Rechnungen müssen nach der neuen Definition dieser Norm entsprechen. Bei der konkreten Ausgestaltung der Rechnung lässt die Norm aber Spielräume, wie die Rechnungen genau gestaltet werden.
In Deutschland haben sich zwei Formate für elektronische Rechnungen etabliert: die XRechnung und das Format ZUGFeRD.
- XRechnungen werden vor allem von Verwaltungen in Deutschland verwendet und können bereits genutzt werden, um Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland zu stellen. Die Rechnung wird dabei in einer XML-Datei bereitgestellt und kann elektronisch ausgelesen werden.
- ZUGFeRD ist gewissermaßen eine Kombination aus der XRechnung und klassischen Rechnungen im PDF-Format. Hier wird eine XML-Datei in eine herkömmliche PDF-Rechnung eingebettet. Der große Vorteil: Die Rechnung kann elektronisch ausgelesen werden, du verschickst aber nach wie vor eine PDF-Datei, die mit den üblichen Programmen problemlos gelesen werden kann. Hier vereinbaren sich dadurch die besten Eigenschaften aus beiden Welten.
Achtung: Bloß weil deine Software deine Rechnungen als PDFs exportiert, muss es sich dabei noch lange nicht um eine E-Rechnung gemäß des Standards handeln. Um das herauszubekommen, frag am besten bei deiner IT nach – oder bei uns 😉.
Schritt für Schritt zur E-Rechnung: So setzt du die neuen Regeln um
Bei der Umsetzung der Pflicht zur elektronischen Rechnung spielt die Wahl der richtigen Software eine entscheidende Rolle, da sie die Grundlage für eine rechtssichere und effiziente Verarbeitung bildet.
Überleg mal ganz schnell: Welche Software hast du in deiner Einrichtung im Einsatz, mit der du Rechnungen empfängst und vor allem auch erstellst? Kannst du mit Sicherheit sagen, dass diese Software bereits E-Rechnungen umsetzen kann?
"Mit der Hausverwaltung von Noahworks erfüllst du alle gesetzlichen Anforderungen. Du kannst Rechnungen direkt in den geforderten Formaten erstellen und elektronisch versenden. Zudem erleichtert die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme sowie in unsere Veranstaltungsverwaltung deine Arbeit."