So digitalisiert die Evangelische Jugend Sachsen ihre Events und Fördermittel

Mit NoahEvent fing alles an

2022 stand das Landesjugendpfarramt vor einer Herausforderung, die viele Träger kirchlicher Jugendarbeit betraf: Die Einführung der Umsatzsteuerpflicht für bestimmte Leistungen – darunter auch Teilnahmebeiträge bei Veranstaltungen – machte es notwendig, Prozesse buchhalterisch korrekt und nachvollziehbar abzubilden. Das bisherige System reichte dafür nicht mehr aus.

Es brauchte eine Lösung, die nicht nur rechtssicher, sondern auch alltagstauglich war. Die Wahl fiel auf NoahEvent – auch, weil andere Einrichtungen bereits gute Erfahrungen mit uns gemacht hatten.

Neues Werkzeug, neue Wege, neue Fragen

Die Einführung von NoahEvent war kein Selbstläufer. Neue Abläufe, technische Standards und unterschiedliche Erwartungen im Team führten zunächst zu vielen Fragen – und auch zu Unsicherheit.

Gerade am Anfang verlangte der Prozess Zeit, Geduld und gegenseitiges Lernen. Aber unsere Teams blieben dran. Prozesse wurden gemeinsam angepasst. Anforderungen, wie etwa die automatische Referenznummer in Rechnungen, entstanden im Dialog – und sind heute Standard.

Durch kontinuierliche Schulungen, Austauschrunden und eine enge Begleitung entstand Schritt für Schritt ein stabiles System.

• Rechnungen werden heute in wenigen Minuten erstellt
• Veranstaltungsdaten sind zentral zugänglich
• Vertretungen im Team sind leichter möglich

„Zwischendurch hatte ich das Gefühl: Wann wird das mal fertig? Es war ein echter Kraftakt. Aber es hat sich gelohnt.“

NoahFörderung brachte digitale Fördermittelvergabe

Ein Jahr später folgte NoahFörderung. Besonders hilfreich war die Digitalisierung der Teilnehmendenlisten – früher oft ein Grund für stundenlange Übertragungen per Hand. Auch die Abstimmung über Rechnungsnummern wurde gemeinsam mit unserem Noahworks-Team gelöst und optimiert.

Die Prozesse wurden klarer, transparenter und verlässlicher. Entscheidungen werden heute schneller getroffen und Mittel zügiger ausgezahlt. Nicht nur für das Landesjugendpfarramt Sachsen, sondern auch für ihre Antragsteller:innen. 

„Wenn wir heute nur einen Tag so arbeiten müssten wie vor drei Jahren, würde uns der Unterschied massiv auffallen.“

Von der Planung bis zum Produktivstart hin zu NoahFörderung

Heute läuft vieles viel flüssiger

Zahlreiche Verwaltungsaufgaben, die früher Tage in Anspruch nahmen, sind heute in Minuten erledigt. Vor allem aber ist der Kopf frei geworden für das, worum es eigentlich geht: junge Menschen. Auch im Team hat sich vieles verändert. Informationen sind leichter zugänglich, die Zusammenarbeit ist transparenter und der Austausch hat sich spürbar verbessert.

Wir sind heute nicht nur digitaler, sondern auch näher an dem, was zählt

Diese drei Jahre mit Noahworks zeigen, was möglich ist, wenn Digitalisierung nicht von außen kommt, sondern gemeinsam gestaltet wird. Wenn Prozesse nicht nur schneller, sondern auch leichter und effizienter werden. Und wenn Software mehr ist als ein Werkzeug – nämlich Teil eines gemeinsamen Weges.

„Mit der Zeit ist eine Form von Freundschaft entstanden. Wir sind zusammen gewachsen – und wissen, dass wir uns jederzeit auf das Team von Noahworks verlassen können.“

Wie sich die kirchliche Jugendarbeit verändert

In einer unserer gemeinsamen Strategie-Session wollten wir von Rüdiger wissen: Wohin entwickelt sich die (kirchliche) Jugendarbeit und welche Rolle spielt die Digitalisierung dabei? Seine Antwort zeigt, dass Zukunft nicht nur Technik, sondern vor allem Haltung bedeutet.

Die kirchliche Jugendarbeit steht vor der Herausforderung, auf tiefgreifende gesellschaftliche Veränderungen angemessen zu reagieren. Junge Menschen erleben eine hochkomplexe Welt voller Umbrüche und Irritationen, aber auch voller Möglichkeiten. 

Digitalisierung wird in diesem Kontext nicht als Selbstzweck verstanden, sondern als Werkzeug, um Angebote zugänglicher und inklusiver zu gestalten. Gleichzeitig bleibt der Wunsch stark, analoge Gemeinschaftserfahrungen zu fördern. Ein Beispiel dafür: Eine einfache Handybox in der Küche, in die Jugendliche freiwillig ihre Smartphones legen konnten – mit überraschend positivem Effekt auf das Miteinander.

Für das Landesjugendpfarramt Sachsen bedeutet Zukunft vor allem, diese beiden Welten in Einklang zu bringen:

• Digitale Kompetenz fördern, ohne den menschlichen Kontakt zu verlieren.
• Technologien, wie Künstliche Intelligenz, einordnen lernen – als Werkzeug, aber auch mit Blick auf Risiken.
• Digitale Bildung als festen Bestandteil pädagogischer Arbeit begreifen.
• Strukturen weiterdenken, um auch unter veränderten Bedingungen relevant und handlungsfähig zu bleiben.

Die gemeinsame Arbeit mit Noahworks hat gezeigt: Wer Digitalisierung als Teil einer Haltung begreift – offen, lernbereit und menschlich – kann echte Veränderung gestalten. Nicht nur für sich selbst, sondern für die jungen Menschen, die von einer starken Jugendarbeit profitieren.