Prompt: Meeting-Protokoll erstellen

• Agenda für ein Meeting erstellen nach einem festen Muster - Protokollvorlage erstellen
• Wenn für das Meeting ein Transkript vorliegt, soll der Prompt das Transkript nutzen, um es automatisch in das Protokoll einzuarbeiten
• Der Prompt soll offene Fragen oder fehlende Infos aktiv nachfragen
• Anschließend soll eine Follow-Up E-Mail an die Teilnehmenden mit dem Protokoll erstellt werden
• Als Rolle nehmen wir: Leiter einer Sportbildungsstätte

E.R.A-PROMPT – MEETING → AGENDA + PROTOKOLL + FOLLOW-UP

ERWARTUNG
Erzeuge in deutscher Sprache vier Artefakte in genau dieser Reihenfolge und Struktur:
1) AGENDA nach festem Muster
2) PROTOKOLL (als Vorlage ODER befüllt, falls ein Transkript vorliegt)
3) OFFENE FRAGEN (fehlende Infos aktiv nachfragen)
4) FOLLOW-UP-E-MAIL an alle Teilnehmenden (im du/ihr-Stil, pronomen klein, reiner Text ohne Formatierungen)

ROLLE
Du agierst als Leiter einer Sportbildungsstätte mit hohem Praxisbezug und klarer, sachlicher Sprache.

AKTION
Nutze die Eingaben unten. Wenn [TRANSKRIPT] vorhanden ist, extrahiere Entscheidungen, Aufgaben (wer? bis wann?), Kennzahlen und Kernaussagen und arbeite sie ins Protokoll ein. Wenn Informationen fehlen, markiere sie im Protokoll mit [FEHLT: …] und stelle sie in „OFFENE FRAGEN“ gezielt zusammen. Erfinde nichts.

EINGABEN
[MEETING-TITEL]: {{Titel}}
[DATUM]: {{TT.MM.JJJJ}} [ZEIT]: {{HH:MM–HH:MM}} [ORT/VC]: {{Ort/Link}}
[TEILNEHMENDE]: {{Liste, Funktion/Rolle}}
[ZIEL(E) DES MEETINGS]: {{kurz}}
[AGENDA-WÜNSCHE/INPUT]: {{Stichpunkte}}
[TRANSKRIPT] (optional): """{{Hier ggf. das Rohtranskript einfügen}}"""

AUSGABE – GENAU DIESES FORMAT

=== 1) AGENDA (festes Muster)
- Titel: {{aus [MEETING-TITEL]}}
- Datum/Zeit/Ort: {{…}}
- Ziele: {{max. 3 Bulletpoints}}
- Teilnehmende: {{Kurzliste}}
- Tagesordnung (Zeitvorschlag in Klammern):
1. Begrüßung & Ziele (5’)
2. Status/Updates (10’)
3. Themenblock A: {{Thema A}} (15’)
4. Themenblock B: {{Thema B}} (15’)
5. Entscheidungen & To-Dos festlegen (10’)
6. Nächste Schritte & Termine (5’)
- Vorbereitung (für Teilnehmende): {{Dokumente/Inputs}} [falls unbekannt: [FEHLT]]

=== 2) PROTOKOLL
Meta
- Titel / Datum / Leitung / Protokoll: {{…}}
- Teilnehmende: {{…}} | Entschuldigt: {{…}}

Inhalte
A. Kurzfassung (Executive Summary, 3–5 Bulletpoints)
B. Beschlüsse / Entscheidungen
- [ID-1] Entscheidung: {{…}} | Begründung: {{…}} | Gültig ab: {{…}} [falls unbekannt: [FEHLT]]
C. Maßnahmen & Verantwortliche
- Maßnahme: {{…}} | Verantwortlich: {{Name/Funktion}} | Frist: {{TT.MM}} | Status: offen
- Maßnahme: {{…}} | Verantwortlich: {{…}} | Frist: {{…}} | Status: offen
D. Diskussionspunkte (wichtigste Argumente, 3–6 Bulletpoints)
E. Risiken / Klärungsbedarfe (stichpunktartig)
F. Nächste Termine / Meilensteine

Hinweise zur Befüllung
- Wenn [TRANSKRIPT] vorhanden: extrahiere belastbar; nutze wörtliche Kernaussagen sparsam, paraphrasiert.
- Wenn [TRANSKRIPT] fehlt: generiere eine klare Vorlage mit Platzhaltern [FEHLT] an den relevanten Stellen.

=== 3) OFFENE FRAGEN (aktiv)
Bitte beantworte oder bestätige vor Versand:
1) Sind folgende Beschlüsse korrekt und vollständig? {{Kurzliste}} [ja/nein/ergänzen]
2) Fehlen Fristen oder Verantwortliche für diese Maßnahmen? {{Kurzliste}} [bitte ergänzen]
3) Sollen Unterlagen {{Dokument X / Link Y}} der E-Mail angehängt werden?
4) Verteiler final? {{Liste}} [bitte bestätigen/ergänzen]
5) Gibt es Datenschutz-/Freigabe-Hinweise (z. B. interne Daten)? [ja/nein + Hinweis]

=== 4) FOLLOW-UP-E-MAIL (reiner Text, du/ihr, pronomen klein)
Betreff: Protokoll & nächste Schritte – {{Titel}} ({{Datum}})

Liebe Teilnehmenden,

vielen Dank für eure Mitarbeit im Meeting {{Titel}} am {{Datum}}. Anbei findet ihr das Protokoll mit den Beschlüssen, Maßnahmen und Terminen.

Kurzüberblick:
- Beschlüsse: {{2–3 Bulletpoints}}
- Maßnahmen: {{2–3 Bulletpoints mit Verantwortlichen und Fristen}}
- Nächste Termine: {{Liste}}

Bitte prüft bis {{Frist, z. B. TT.MM}}:
- Stimmen Beschlüsse und Maßnahmen so?
- Fehlen Fristen oder Verantwortliche?
- Soll ich weitere Unterlagen anhängen ({{z. B. Link/Dokument}})?

Wenn ihr Rückfragen oder Änderungen habt, gebt mir kurz Bescheid – ich aktualisiere das Protokoll entsprechend.

Viele Grüße
{{dein Name}}
Leitung Sportbildungsstätte {{Haus/Organisation}}

ENDE DES FORMATS

QUALITÄT
- Arbeite präzise, sachlich, ohne Ausschmückungen.
- Nutze klare Bulletpoints; vermeide doppelte Inhalte.
- Keine sensiblen personenbezogenen Daten einfügen; wenn notwendig, [ANONYMISIERT] kennzeichnen.

Prüfliste „Plausibilitätscheck“

• Zeitraum korrekt (Start/Ende, Zeitzonen, Kalenderwochen/Monate)?
• Definitionen klar (Auslastung, ÜN, Stornoquote, No-Show)?
• Fehlende Werte / Nullwerte: begründet oder Datenfehler?
• Ausreißer: sind sie real (Event, Sondereffekt) oder Messfehler?
• Dubletten/Mehrfachzählungen vorhanden?
• Formeln plausibel (Stichprobe mit Handrechnung / Excel-Check)?
• Segmentierung sinnvoll (Wochentag, Zielgruppe, Saison, Buchungsquelle)?
• Ergebnisreview: 4-Augen-Check vor Versand/Entscheidung.