Leistungsbeschreibung
Noahworks Veranstaltungsverwaltung

Folgende Leistungen stellen wir dir im Rahmen der Lizenz für die Veranstaltungsverwaltung in Noahworks zur Verfügung.

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Einleitung

Mit Noahworks bringen Sie Ihre Veranstaltungsverwaltung in die digitale Welt – und zwar mit Fokus auf die besonderen Gegebenheiten in der Jugend- und Erwachsenenarbeit.

Noahworks ist eine orts- und plattformunabhängige Software, die nur eins benötigt: einen Web-Browser. Damit können Sie von überall aus auf alle notwendigen Daten zugreifen und damit arbeiten.

Der Prozess der Veranstaltungsverwaltung wird vollständig digital abgebildet: Von der Planung der Veranstaltung, über die Anmeldung und Durchführung bis zur Abrechnung. Damit Sie sich auf Inhalte und Menschen konzentrieren können.

Nachfolgend ein Auszug hilfreicher Funktionen:

• Veranstaltungen planen: Von den Basisdaten (Start-/Enddatum, Ort, Kategorien, Zielgruppen, Verknüpfte Dateien), über die Anmeldeoptionen (Warteliste, Teilnahmegebühren, Checkin-Option per QR-Code, automatisierte Erinnerungs-Mails) bis hin zu variablen Feldern, mit denen Sie – je nach Veranstaltung – spezifische Informationen abfragen können, ist eine sehr detailierte und feingliedrige Planung von Veranstaltungen oder ganzen Veranstaltungsreihen möglich.
• ChatGPT-Integration für kreative Beschreibungstexte nutzen: Auf Basis der Rahmendaten der Veranstaltung können Sie den Beschreibungstext für Ihre Veranstaltung per ChatGPT direkt erzeugen lassen. Dieser kann im Nachgang angepasst oder ergänzt werden. 
• Anmeldungen online ermöglichen: Interessent:innen können sich über den Veranstaltungskalender einen Überblick verschaffen und sich oder ganze Gruppen direkt online anmelden. Eine Bezahlung per PayPal ist optional möglich. Über ein Benutzerkonto kann der Anmeldeprozess bei zukünftigen Veranstaltungen beschleunigt werden, da die persönlichen Daten nicht immer wieder neu eingegeben werden müssen. 
• Anmeldungen von überall aus bearbeiten: Ihre Mitarbeitenden werden über eingehende Anmeldungen automatisiert per E-Mail informiert und können sich von jedem Ort aus im Browser direkt in den Administrationsbereich einloggen, um die Anmeldungen zu bearbeiten.
• Mit Teilnehmer:innen kommunizieren: Sind die verfügbaren Teilnehmer:innenplätze einer Veranstaltung belegt, rutscht ein:e Interessent:in automatisch auf eine Warteliste und rückt nach, wenn wieder Plätze frei werden. Darüber werden Teilnehmer:innen automatisiert per E-Mail informiert. Sie können aber individuelle Nachrichten an die Teilnehmer:innen per E-Mail versenden, wenn z.B. kurzfristige Änderungen bekanntgegeben werden müssen.
• Teilnehmendenlisten exportieren: Für die Dokumentation und/oder Nachweise bei Fördermittelgebern ist es (immer noch) notwendig, papierhafte Teilnehmendenlisten einzureichen. Hierfür bietet die Noahworks Veranstaltungsverwaltung vielfältige Exportfunktionen. Neben PDF, können auch CSV- bzw. Excel-Dateien exportiert werden.
• Veranstaltungen einfach abrechnen: Wenn für Veranstaltungen Teilnahmegebühren erhoben werden, können für die Teilnehmenden automatisiert E-Rechnungen erzeugt werden. Optional kann auch PayPal als Zahlungsdienstleister angebunden werden.

Struktur der Veranstaltungsverwaltung

Die Noahworks Veranstaltungsverwaltung ist modular aufgebaut und besteht aus verschiedenen Applikationen.

Innerhalb von Applikationen werden einzelne Module definiert. Jedes Modul deckt eine andere Funktion ab und erlaubt die Bearbeitung und Konfiguration von spezifischen An- und Vorgaben bzw. Datensätzen rund um das Thema Veranstaltungsverwaltung.

Anwender:innen können innerhalb des passwortgeschützten Verwaltungsbereichs die Inhalte eines Moduls erzeugen und bearbeiten. 

Applikation Veranstaltungsverwaltung

Die Applikation Veranstaltungsverwaltung ist der zentrale Bestandteil der Noahworks Veranstaltungsverwaltung. Sie umfasst das gesamte Spektrum der Veranstaltungsplanung, von der Erfassung von Daten der Teilnehmenden, über Details zum Veranstaltungsort bis hin zur Abwicklung der Bezahlung.

Dokumentenmanagement und variable Felder bieten weitere Flexibilität bei der Erfassung und Verarbeitung von Veranstaltungsdaten. Jedes Anmeldeformular kann individuell über variable Felder an jede eigene Veranstaltung angepasst werden, womit eine ähnliche Veranstaltung wiederholt jedoch an spezielle Abfragen angepasst werden kann.

Folgende Module sind in der Applikation Veranstaltungsverwaltung enthalten:

Je nach Berechtigungslevel können Benutzer:innen auf die zuvor genannten Module im Adminbereich zugreifen.

Applikation Adressbuch

Die Adressbuch-Applikation ist grundlegend für die Verwaltung von Personeninformationen, die automatisch bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung erfasst und gespeichert werden. Diese Daten werden nahtlos in das Adressbuch integriert und direkt mit den Veranstaltungsanmeldungen verknüpft, was die Notwendigkeit manueller Dateneingaben reduziert, wenn Teilnehmende sich regelmäßig zu Veranstaltungen anmelden. Zudem können gespeicherte Kontakte leicht in Excel-Dateien exportiert oder per E-Mail kontaktiert werden.

Sonstige Applikationen

Im Folgenden werden Applikationen aufgezählt, die unterstützende Funktionen bereitstellen und vor allem durch Administrator:innen bedient werden.