NoahHaus Glossar

Über die Arten der Belegung kannst du unterschiedliche Buchungsabläufe steuern. Sie beschreiben den Anlass oder die Form eines Aufenthalts, zum Beispiel Familienfreizeiten, Klassenfahrten oder private Übernachtungen. In den meisten Fällen reicht eine einzige Standard-Belegung aus.

Verschiedene Belegungsarten sind nur dann sinnvoll, wenn sich dadurch der Buchungsablauf unterscheidet. Das ist beispielsweise der Fall, wenn im Buchungsformular unterschiedliche Informationen abgefragt werden müssen oder je nach Belegungsart unterschiedliche Dokumente benötigt werden. Geht es ausschließlich um unterschiedliche Preise, solltest du stattdessen verschiedene Tarife anlegen.

Aufgaben dienen der Organisation und Nachverfolgung von Arbeitsabläufen. Sie werden meist automatisch erstellt, können bei Bedarf aber auch manuell angelegt werden.

Belegungen erfassen gebuchte Aufenthalte und werden nach einer Reservierungsanfrage automatisch angelegt. Zusätzlich können Belegungen jederzeit manuell erstellt oder bearbeitet werden.

Belegungskategorien dienen ausschließlich der statistischen Auswertung. Mit ihnen kannst du Belegungen nach bestimmten Merkmalen unterscheiden, zum Beispiel nach Kindern, Jugendlichen, Erwachsenen oder Familien.

Alternativ kannst du Belegungskategorien verwenden, um Aufenthaltsarten wie Familienfreizeiten oder Klassenfahrten statistisch auszuwerten. Anders als Arten der Belegung verändern Belegungskategorien jedoch nicht den Buchungsablauf. Die Belegungen werden administrativ identisch behandelt.

Extras sind zusätzlich buchbare Leistungen ohne feste Mengenbegrenzung. Beispiele hierfür sind Wäschepakete oder Lunchpakete.

Fahrzeuge sind von deinem Haus bereitgestellte Transportmittel. Die Kalenderansicht bietet einen Überblick über Verfügbarkeiten und bereits bestehende Buchungen.

Ferien können zur Kennzeichnung von Schließzeiten oder besonderen Zeiträumen genutzt werden. Dadurch lassen sich Auslastungen und saisonale Besonderheiten besser planen und überblicken.

Gemeinschaftsräume sind gemeinsam nutzbare Räume innerhalb eines Hauses. Jeder Raum wird mit einer individuellen Bezeichnung angelegt und verwaltet.

Gruppen fassen Personen anhand gemeinsamer Merkmale zusammen und werden sowohl für Übernachtungs- als auch für Mahlzeitentarife verwendet. Ein Beispiel ist die Unterscheidung zwischen Kindern und Jugendlichen von 6 bis 17 Jahren sowie Erwachsenen ab 18 Jahren. Achte darauf, dass sich Gruppen nicht überschneiden.

Die Gruppen „Kinder“ und „Kinder von 6 bis 12 Jahren“ wären beispielsweise nicht trennscharf, da ein siebenjähriges Kind beiden Gruppen zugeordnet werden könnte. In den Tarifen muss jeder Gruppe sowohl ein Preis für die Übernachtungen als auch für die Mahlzeiten zugeordnet werden.

Häuser bilden die Grundlage der Unterkunftsverwaltung und enthalten Etagen, Schlafräume und Gemeinschaftsräume. Grundsätzlich hinterlegen wir dir auch die Hausgrafik für dein Haus. Wenn du jedoch mehrere Häuser hast, bilden wir nicht alle Hausgrafiken nicht ab, da es sonst zu unübersichtlich für dich in der Verwaltung wird. 

Konfigurationen enthalten erweiterte Einstellungen für besondere Anwendungsfälle. Im normalen Arbeitsalltag können diese in der Regel übersprungen werden.

Küchennotizen erfassen Hinweise und Wünsche von Gästen, die für die Mitarbeiter:innen in der Küche relevant sind.

Mahlzeiten enthalten die Übersicht aller angebotenen Verpflegungsarten. Die Reihenfolge der Anzeige wird über das Feld „Reihenfolge“ gesteuert: Je niedriger die Zahl ist, desto weiter oben erscheint eine Mahlzeit.

Mahlzeiten-Extras ergänzen die regulären Mahlzeiten um besondere Anforderungen oder Wünsche. Beispiele sind vegetarische, vegane oder glutenfreie Optionen.

Material umfasst zusätzlich buchbare Ausstattungsgegenstände mit begrenzter Verfügbarkeit. Dazu zählen beispielsweise Pinnwände, Moderationskoffer oder ähnliche Ressourcen.

Rechnungen bieten einen Überblick über alle erstellten Abrechnungen. Jede Rechnung enthält die zugehörigen Rechnungspositionen.

Schlafräume erfassen die einzelnen Übernachtungsräume eines Hauses. Sie werden den jeweiligen Häusern zugeordnet und separat verwaltet.

Tarife bündeln Leistungen und die dazugehörigen Preise. Mit ihnen kannst du beispielsweise unterschiedliche Preise für Haupt- und Nebensaison abbilden. Ein Tarif enthält Preise für verschiedene Leistungen, zum Beispiel für Übernachtungen und Übernachtungszuschläge, Gemeinschaftsräume oder ganze Häuser, Mahlzeiten, Extras, Material, Fahrzeuge und Stornierungen.

Eine Übernachtung kann dadurch in der Hauptsaison zu einem höheren Preis festgelegt werden als in der Nebensaison. Bei Übernachtungen und Mahlzeiten solltest du zusätzlich nach Gruppen unterscheiden. So kann beispielsweise für Kinder und Jugendliche von 6 bis 17 Jahren ein günstigerer Preis gelten als für Erwachsene.

Vorlagen für Rechnungspositionen ermöglichen die Erfassung wiederkehrender Zusatzkosten. Sie eignen sich beispielsweise für Getränke, durch Gäste verursachte Schäden oder andere zusätzliche Leistungen.

Mit Wohneinheiten lassen sich mehrere Schlafräume zu einer übergeordneten Einheit zusammenfassen. Eine Wohneinheit kann beispielsweise eine Etage oder einen Teil eines Bungalows darstellen. Du entscheidest selbst, welche Schlafräume zu einer Einheit gehören, und legst sie entsprechend an.

Zahlungsbelege dokumentieren eingegangene Zahlungen und bieten einen Überblick über alle erfassten Zahlungsvorgänge. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit und Kontrolle von Zahlungseingängen.