Leistungsbeschreibung

Noahworks Begleitung & Support

Die Noahworks Begleitung ist unser Angebot für Einrichtungen, die langfristig gut begleitet werden wollen. Unsere Erfahrung lehrt uns, dass Digitalisierung ihren Nutzen über die reine (technische) Bereitstellung von Software hinaus vor allem durch das menschliche Miteinander, den Austausch, Unterstützung und einen klaren gemeinsamen Weg entfalten kann.

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Stand: 07/2026

1. Einleitung

Die Softwarelösung Noahworks und die in ihr bereitgestellten Module ermöglichen deiner Einrichtung die digitale Abbildung und Steuerung von Verwaltungsprozessen.

Mit der Komponente Begleitung & Support bieten wir dir ein dauerhaftes Service- und Beratungs-Paket, das weit über reinen Support hinausgeht, und deine Einrichtung langfristig bei eurer strategischen Entwicklung begleitet.

Diese Leistungsbeschreibung definiert Umfang, Inhalte und Verantwortlichkeiten dieser Komponente – als Bestandteil unserer Kostenvoranschläge und der damit verbundenen Beauftragung(en).

2. Leistungsumfang

Die Begleitung & Support-Komponente umfasst folgende Bausteine:

2.1 Support für Anwender:innen

• Zugang zu unserem Hilfe-Center mit Text- und Video-Anleitungen
• Anwender:innen-Support per E-Mail und Telefon sowie Zugriff auf unseren Service-Desk: Deine Ansprechpartner:innen für Fragen zur Bedienung, Administration und Konfiguration von Noahworks sind persönlich für dich erreichbar.
• Sprechstunden: In regelmäßig stattfindenden Sprechstunden per Video zu wechselnden Schwerpunkten unserer Softwaremodule (z. B. Fördermittelprozesse, Eventmanagement, Hausverwaltung oder Adressbuchverwaltung) stehen dir unsere Begleiter:innen für deine Fragen zur Verfügung. Ausserdem kannst du dich mit anderen Anwender:innen von Noahworks direkt austauschen.

2.2 Anpassungsleistungen

Im Rahmen der Nutzung unserer Software stoßen Anwender:innen bei komplexen Fragestellungen oder grundsätzlichen Anpassungen hin und wieder an Grenzen. Sollen beispielsweise Rechnungsnummernkreise angepasst oder Newsletter-Vorlagen überarbeitet werden, ist die schnelle Hilfe durch unsere Entwickler in manchen Fällen die sinnvollste Lösung.
Weitere typische Beispiele sind die Anpassung von Formularfeldern und Pflichtangaben, das Feintuning von Berechtigungsrollen oder kleinere Layout-Anpassungen in Serienbriefen und E-Mail-Vorlagen.

Im Rahmen unserer Anpassungsleistungen steht pro Kunde ein Budget in Höhe von einer Stunde pro Monat zur Verfügung, um Konfigurationen und kleine Anpassungen durch unsere Entwickler durchzuführen. Das Budget kann bis zu 3 Monate angesammelt werden, bevor es verfällt.

Alle weiteren Anpassungen werden zu unseren regulären Konditionen nach Aufwand abgerechnet.

2.3 Strategieentwicklung und Digitalisierungsroadmap

Die Digitalisierung hört nicht mit der Einführung einer Softwarelösung auf. Um sich auf ändernde Rahmenbedingungen anzupassen und langfristig sicherzustellen, dass unsere Kunden einen hohen Nutzen stiften, ist eine ständige Auseinandersetzung mit aktuellen technischen Entwicklungen unerlässlich.

Aus diesem Grund führen wir einmal pro Jahr eine Strategie-Session mit dir und deinem Team durch. In diesem Workshop blicken wir auf die Herausforderungen und Meilensteine des vergangenen Jahres, analysieren die aktuelle Situation und größten Engpässe und entwickeln eine Digitalisierungsroadmap zur kontinuierlichen Weiterentwicklung deiner Einrichtung.

Beispiele für strategische Schritte:

• wenn ihr nach erfolgreicher Einführung des Sonderurlaubsmoduls weitere Förderprogramme oder Mitgliederprozesse digitalisieren möchtet.
• wenn ihr neue Module oder zusätzlicher Mandanten- oder Nutzergruppen in eurer Instanz einrichten wollt.

Der Workshop findet remote oder in Präsenz statt und dauert zwei bis drei Stunden.

2.4 Wissenstransfer und Weiterbildung

Ein zentraler Bestandteil unserer Begleitung ist der kontinuierliche Wissenstransfer. Noahworks stellt regelmäßig Lern- und Austauschformate bereit, um deine Einrichtung fachlich und strategisch weiterzubringen.

• Webinare & Online-Sessions zu aktuellen Digitalisierungsthemen, z. B. Künstliche Intelligenz im Bildungs- und Verwaltungsumfeld, digitale Barrierefreiheit, Prozessautomatisierung und Kundengewinnung
• Ein individueller Workshop pro Jahr auf Anfrage, die auf die konkreten Bedürfnisse eurer Einrichtung oder Organisation zugeschnitten sind. Der Workshop ist unabhängig von der jährlichen Strategie-Session (siehe 2.3) und behandelt ein konkretes Praxisthema deiner Wahl, z. B. KI-Kompetenzaufbau oder Prozessoptimierung, statt der übergeordneten Digitalisierungsroadmap.
• Regelmäßige Zusendung unseres Newsletter, der dich und dein Team mit aktuellen Infos zu digitalen Themen, wie KI, Barrierefreiheit oder Kundengeschichten aus der Noahworks Community versorgt.

3. Fair-Use-Prinzip und besondere Hinweise

Die Komponente Noahworks Begleitung & Support basiert auf einem Fair-Use-Prinzip:

Wir verstehen Support als partnerschaftliche, langfristige Begleitung – nicht als unbegrenzte Beratungs- oder Entwicklungszeit.

Alle im Paket enthaltenen Leistungen (z. B. Support-Anfragen, Schulungstermine, Workshops oder Wissenstransfer-Sessions) dürfen in einem üblichen, fairen Umfang in Anspruch genommen werden.

Sollte der tatsächliche Nutzungsumfang deutlich überdurchschnittlich sein (z. B. bei außergewöhnlich hoher Zahl individueller Supportanfragen per Telefon), sprechen wir dies frühzeitig offen an und vereinbaren gemeinsam eine faire Anpassung des Leistungsumfangs oder der Konditionen.

Ziel des Fair-Use-Prinzips ist es, Verlässlichkeit und Planbarkeit für beide Seiten zu sichern – ohne starre Stundenkontingente, aber mit einem klaren Verständnis für angemessene Nutzung.

• Leistungen, die über den beschriebenen Umfang hinausgehen (z. B. individuelle Software-Entwicklung, zusätzliche Mandanten-Installation, Schnittstellenintegrationen, Datenmigrationen) werden gesondert vereinbart und nach Aufwand abgerechnet.
• Reisekosten, falls vor Ort Termine erforderlich sind, werden nach den in unserer Preisliste ausgewiesenen Sätzen berechnet.
• Die Komponente Begleitung & Support setzt voraus, dass die Integration und Konfiguration von Noahworks bereits erfolgt ist.
• Änderungen oder Ergänzungen dieser Leistungsbeschreibung behalten wir uns vor. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich mit einem Vorlauf von mindestens 4 Wochen per E-Mail.

4. Häufig gestellte Fragen