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- Was den BDKJ NRW zur Digitalisierung des Sonderurlaubs motiviert hat
- Warum Sonderurlaub für Ehrenamtliche unverzichtbar ist
- Die Bürokratie bremste das Ehrenamt
- Wie wir die digitale Verdienstausfallentschädigung umsetzten
- Ein Portal, das Ehrenamtliche und Mitarbeitende entlastet
- Mehr Zeit fürs Ehrenamt durch digitale Anträge
Der Bund der Deutschen Katholischen Jugend Nordrhein-Westfalen e.V. (BDKJ NRW) ist der Zusammenschluss der fünf BDKJ-Diözesanverbände Aachen, Essen, Köln, Münster und Paderborn in Nordrhein-Westfalen. Er vertritt die Interessen junger Menschen in Kirche, Politik und Gesellschaft und fördert ehrenamtliches Engagement in der Jugendarbeit.
Was den BDKJ NRW zur Digitalisierung des Sonderurlaubs motiviert hat
Im Sommer 2023 besuchte Geschäftsführer Armin Hesse unser Webinar Künstliche Intelligenz in der Jugendarbeit effizient nutzen.
Er erkannte: Die bisherigen Prozesse rund um den Sonderurlaub für Ehrenamtliche waren zeitaufwendig, papierlastig und voller Unsicherheiten. Für die fünf Diözesanverbände in NRW hieß das bisher:
Viel Verwaltungsaufwand bei wenig Überblick.
Und auch die Antragstellenden mussten sich durch einen langatmigen Prozess bei der Beantragung der Erstattung ihres Verdienstausfalls kämpfen.
Armins Wunsch: eine digitale Lösung, die den Prozess für alle Beteiligten vereinfacht und dabei übersichtlich bleibt.
Rückblick 2024
1.400
bearbeitete Anträge
300
Stunden für die Mitarbeitenden gewonnen
750.000 €
Fördervolumen ausgezahlt
Warum Sonderurlaub für Ehrenamtliche unverzichtbar ist
Ehrenamtliches Engagement braucht Freiräume. Besonders dann, wenn junge Menschen Ferienfreizeiten organisieren, Zeltlager begleiten oder Bildungsangebote leiten. Doch dafür braucht es mehr als nur gute Ideen. Es braucht Zeit. Und oft bedeutet das: Sonderurlaub.
Die Freistellung von der Arbeit ist meist unbezahlt. Doch um Engagement zu fördern, springen oft die Bundesländer ein und gleichen den Verdienstausfall aus. Wie lange der Sonderurlaub dauert, wer Anspruch hat und wie er beantragt wird, ist von Bundesland zu Bundesland verschieden. Klar ist aber: Ehrenamt verdient Unterstützung.
In Nordrhein-Westfalen wird der Antrag über den BDKJ abgewickelt. Für viele Engagierte in der Jugendarbeit ist dieser Sonderurlaub entscheidend. Ohne eine Verdienstausfallentschädigung könnten sie an vielen Maßnahmen gar nicht teilnehmen. Sonderurlaub bedeutet deshalb nicht nur Auszeit von der Arbeit, sondern Einsatz für junge Menschen.
Die Bürokratie bremste das Ehrenamt
Was eigentlich helfen sollte, wurde zum Hindernislauf. Ein Antrag auf Sonderurlaub bedeutete mehr Stress als Unterstützung. Für viele Ehrenamtliche ist er die einzige Möglichkeit, an Bildungswochen, Schulungen oder Zeltlagern teilzunehmen, ohne dafür Urlaubstage zu opfern oder Lohn einzubüßen. Das analoge Verfahren machte es schwer, dieses Recht auch wirklich zu nutzen.
Zwischen Drucker, Scanner und verschiedenen Unterschriften ging schnell der Überblick verloren. Fehler passierten, Rückfragen kamen, Fristen rückten näher. Und ein unsicheres Gefühl blieb: Wird mein Antrag überhaupt anerkannt? Bekomme ich meinen Verdienstausfall erstattet?
Auch die Mitarbeitenden in der Verwaltung hatten mit Hindernissen bei der Bearbeitung der Anträge zu kämpfen:
- Unvollständige Angaben
- E-Mails mit Rückfragen schreiben
- Papierstapel auf dem Schreibtisch
Wer hier Verantwortung trägt, muss Prozesse sauber und verlässlich abwickeln, aber nicht in Formalitäten versinken. Die Folge: Frust auf beiden Seiten. Engagement wurde ausgebremst, statt gefördert.
Wie wir die digitale Beantragung der Verdienstausfallentschädigung umsetzten
Im Herbst 2023 fiel die Entscheidung zur Zusammenarbeit. Hand in Hand mit dem BDKJ NRW haben wir ein digitales Portal entwickelt. Schritt für Schritt und im engen Austausch. Der gesamte Antrag läuft nun digital, Unterschriften und alle weiteren Daten werden online eingereicht und direkt im System hochgeladen. Die fünf Diözesanverbände in NRW haben jederzeit einen Überblick über Anträge, Mittel und Fristen.
Von der Planung bis zum Produktivstart in vier Phasen
1. Kickoff & Planung
Zum Projektstart legten wir gemeinsam die nächsten Schritte fest. Zeitpläne wurden abgestimmt, Zuständigkeiten verteilt, die technische Basis vorbereitet – inklusive Softwareeinstellungen und Rollenverteilungen.
2. Test & Optimierung
Ab in die Praxis: In mehreren Testläufen spielten wir die Abläufe durch. Wir sammelten Feedback, passten Formulare an und verbesserten Details. Mit stetigem Blick auf Alltagstauglichkeit für Verwaltung und Ehrenamt.
3. Datenmigration
Dann folgte die inhaltliche Vorbereitung: Zugangsdaten, Postfächer und Berechtigungen wurden übertragen, geprüft und eingerichtet. Damit alle Diözesanverbände sicher in die neue Struktur starten konnten.
4. Start ins produktive Arbeiten
Etwa drei Monate nach dem Start ging das System live. Formulare standen online bereit, die digitale Antragstellung konnte offiziell genutzt werden.
Ein Portal, das Ehrenamtliche und Mitarbeitende entlastet
Gemeinsam mit dem BDKJ NRW haben wir ein digitales Portal entwickelt, das den kompletten Ablauf vereinfacht – vom Antrag bis zur Erstattung.
Ehrenamtliche in NRW stellen ihre Anträge jetzt direkt online. Die nötigen Unterschriften werden digital hochgeladen, statt auf Papier gesammelt. Auch nach dem Sonderurlaub können Nachweise bequem online eingereicht werden. Die Diözesanverbände behalten dabei jederzeit den Überblick: über gestellte Anträge, Fördervolumen und Bearbeitungsstände.
So wurde aus einem sperrigen Verfahren eine Lösung, die Vertrauen schafft und Raum fürs Wesentliche lässt: das Engagement für junge Menschen.
„Es ging nie nur um Technik, sondern immer um Lösungen, die uns in der Praxis weiterhelfen. Wir hatten von Anfang an das Gefühl, dass unsere Perspektive zählt und auf Augenhöhe entwickelt wird. Das Ergebnis spricht für sich: Unsere Ehrenamtlichen können ihre Anträge einfach digital stellen, wir behalten den Überblick und haben einen Prozess, der für alle funktioniert.“
Begleitung, Wartung und gemeinsames Weiterdenken
Auch nach dem Start bleibt der Austausch eng. In Strategie-Sessions legen wir gemeinsam fest, welche Weiterentwicklungen sinnvoll sind und setzen Prioritäten für kommende Anpassungen.
- Anwendersupport: Wir sind da, wenn Fragen auftauchen.
- Strategie-Checkins: Bei Bedarf besprechen wir neue Ideen, Schnittstellen oder Weiterentwicklungen.
- Wartung & Entwicklung: Im Hintergrund halten wir das System stabil, aktuell und offen für neue Schritte.
Mehr Zeit für's Ehrenamt durch digitale Anträge
Seit Anfang 2024 läuft der Sonderurlaubsantrag in NRW digital, und das verändert spürbar den Alltag vieler Menschen. Über 1.400 Anträge wurden allein im ersten Jahr digital gestellt.
Für Ehrenamtliche bedeutet das:
- höhere Planungssicherheit
- alles digital – kein Papier
- gewonnene Zeit zwischen Job, Familie und Engagement.
Sie wissen jetzt, woran sie sind und können sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt.
Auch für die Sachbearbeitenden in den Diözesanverbänden ist der Unterschied deutlich. Statt Rückfragen und Formularstress bietet das System
- klare Abläufe,
- vollständige Daten
- und einen verlässlichen Überblick.
Fördermittel lassen sich gezielt einsetzen, Nachweise einfacher erbringen.
Der digitale Sonderurlaub schafft Raum für das, worauf es ankommt: starke, lebendige Jugendarbeit, getragen von Menschen, die nicht verwalten – sondern gestalten wollen.
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