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- Warum wir die Rechnungsverwaltung in NoahHaus überarbeitet haben
- Weniger Klicks, wenn viele Rechnungen zu bearbeiten sind
- Viele Rechnungen, aber nur ein Arbeitsgang
- Gutschriften gehören zur Rechnungsverwaltung
- Mehr Kontrolle bei offenen Rechnungen
- Mehr Flexibilität bei individuellen Rechnungen
- Eine gemeinsame Grundlage für die Weiterentwicklung
- Wie es mit der Rechnungsverwaltung weitergeht
1. Warum wir die Rechnungsverwaltung in NoahHaus überarbeitet haben
Eine Rechnung zu erstellen, ist nur ein Teil der täglichen Arbeit. Anschließend muss sie verschickt, bezahlt und gegebenenfalls angemahnt werden.
Hinzu kommen Rückfragen, Gutschriften und die Vorbereitung der Buchhaltung. In Gesprächen mit unseren Kund:innen erfahren wir regelmäßig, wo NoahHaus ihre Arbeit bereits erleichtert. Genauso wichtig sind uns die Rückmeldungen zu Abläufen, die noch verbessert werden können.
Einige dieser Anforderungen haben wir mit unserem großen Update der Rechnungsverwaltung aufgegriffen. Dabei ging es uns nicht nur um neue Funktionen oder eine modernere Darstellung. Wir wollten vor allem wiederkehrende Arbeitsschritte vereinfachen und bisherige Einschränkungen beseitigen.
Gut zu wissen: Du kannst Rechnungen an zwei Stellen aufrufen:
- In deiner NoahHaus-Übersicht → Rechnungen findest du die Rechnungen deiner Hausverwaltung.
- Unter Kundenverwaltung → Rechnungen stehen dir alle Rechnungen zur Verfügung, aber mit zusätzlichen Filter- und Massenaktionen.
2. Weniger Klicks, wenn viele Rechnungen zu bearbeiten sind
Eine Rechnung öffnen, bearbeiten und anschließend zur nächsten wechseln. Was zunächst nach wenig Aufwand klingt, summiert sich bei vielen Rechnungen. Gerade bei der Verwaltung zahlreicher Belegungen wollten wir solche wiederkehrenden Schritte reduzieren.
Deshalb haben wir uns gefragt:
- Welche Aktionen müssen wirklich in der Detailansicht stattfinden?
Das Ergebnis:
- Viele Rechnungsaktionen sind jetzt direkt aus der Rechnungsübersicht erreichbar.
So kannst du mehrere Rechnungen nacheinander bearbeiten, ohne ständig zwischen verschiedenen Rechnungsansichten zu wechseln.
Die Aktionen sind jetzt direkt in der Rechnungsübersicht am rechten Rand der jeweiligen Rechnung entsprechend des Rechnungsstatus zu finden. Für diese Aktionen musst du die Detailansicht nicht mehr öffnen.
Wie es vor dem Update aussah, siehst du hier.
Auch die farbigen Statuskennzeichnungen unterstützen diesen Gedanken. Sie helfen dabei, Rechnungsposten schneller zu unterscheiden.
3. Viele Rechnungen, aber nur ein Arbeitsgang
Ein weiterer Schwerpunkt war die Bearbeitung mehrerer Rechnungen gleichzeitig. Gerade bei der monatlichen Abrechnung fallen Aufgaben an, die sich häufig wiederholen. Rechnungen müssen verschickt, Zahlungserinnerungen vorbereitet oder Daten für die Buchhaltung exportiert werden.
Wir wollten nicht nur einzelne Rechnungen einfacher bearbeiten. Wir wollten auch Aufgaben vereinfachen, die regelmäßig viele Rechnungen betreffen. Deshalb haben wir die Filter- und Massenaktionen erweitert.
Du kannst Rechnungen gezielter mit neuen Filtern eingrenzen (grün markiert), mehrere auswählen und anschließend gesammelt bearbeiten (rot markiert).
Damit lassen sich beispielsweise zahlreiche Rechnungen in einem Arbeitsgang versenden. Auch Zahlungserinnerungen und Exporte können gesammelt erstellt werden.
Rechnungen und einzelne Rechnungspositionen kannst du nach Excel exportieren. So lassen sich die Daten außerhalb von NoahHaus weiterverarbeiten und auswerten. Außerdem kannst du mehrere Rechnungen und Gutschriften gesammelt herunterladen. Das erspart dir den einzelnen Download jedes Dokuments. Gerade bei regelmäßigen Abrechnungen reduzieren diese Möglichkeiten den manuellen Aufwand.
3.1 Warum es zwei Rechnungsübersichten gibt
Aktuell gibt es allerdings eine Besonderheit bei der Übersicht über deine Rechnungen. Es gibt zwei Wege mit unterschiedlichen Ansichten deiner Rechnungen.
- In deiner NoahHaus-Übersicht → Rechnungen findest du die Rechnungen deiner Hausverwaltung.
- Unter Kundenverwaltung → Rechnungen findest du alle Rechnungen, aber hier stehen dir zusätzliche Filter- und Massenaktionen zur Verfügung.
Unter NoahHaus → Rechnungen (rosa markiert) findest du die Rechnungsübersicht in NoahHaus.
Die umfangreicheren Filter- und Massenaktionen stehen dagegen unter Kundenverwaltung → Rechnungen zur Verfügung.
Uns ist bewusst, dass diese Aufteilung nicht ideal ist. Deshalb beschäftigen wir uns bereits damit, wie wir den Zugriff künftig vereinfachen können. Bis dahin empfehlen wir dir, für die gemeinsame Bearbeitung vieler Rechnungen die Kundenverwaltung zu nutzen.
4. Gutschriften gehören zur Rechnungsverwaltung
Warum sollte eine Gutschrift in einem anderen Programm erstellt werden müssen? Genau diese Einschränkung wollten wir beseitigen. Bisher mussten Gutschriften außerhalb von NoahHaus erstellt werden, beispielsweise mit Word. Das bedeutete zusätzliche Dokumente, separate Vorlagen und einen Wechsel zwischen verschiedenen Programmen.
Mit dem Update haben wir diese Lücke geschlossen. Wenn du eine Rechnung stornierst, erzeugt NoahHaus jetzt automatisch eine Gutschrift.
Damit bleibt auch dieser Vorgang innerhalb der Rechnungsverwaltung. Ein zusätzlicher Arbeitsschritt außerhalb von NoahHaus entfällt.
5. Mehr Kontrolle bei offenen Rechnungsposten
Nicht jede Rechnung wird pünktlich bezahlt. Gleichzeitig müssen eingegangene Zahlungen den richtigen Rechnungen zugeordnet werden. Gerade bei vielen Rechnungen kann dieser Abgleich zeitaufwendig sein. Deshalb wollten wir auch die Kontrolle offener Posten vereinfachen.
Über den Kontoauszug-Import können Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen werden. Das reduziert den manuellen Aufwand bei der Zahlungskontrolle. Gleichzeitig lässt sich leichter nachvollziehen, welche Rechnungen noch offen sind.
Auch beim Mahnwesen wollten wir mehr Übersicht und Kontrolle schaffen. Neben einer Zahlungserinnerung kannst du jetzt auch eine erste und zweite Mahnung konfigurieren. Damit lassen sich unterschiedliche Schritte bei offenen Zahlungen direkt in NoahHaus organisieren. Gleichzeitig haben wir darauf geachtet, dass der Versand kontrollierbar bleibt. Zahlungserinnerungen werden deshalb zunächst erstellt und erst anschließend versendet.
Warum diese Trennung?
Weil zwischen dem Vorbereiten und dem tatsächlichen Versand noch etwas passieren kann. Vielleicht ist eine Zahlung inzwischen eingegangen oder es besteht noch Klärungsbedarf. Durch den getrennten Ablauf kannst du die Zahlungserinnerungen vor dem Versand überprüfen.
Auch Sicherheitsabfragen, beispielsweise beim Markieren einer Rechnung als bezahlt, unterstützen die Kontrolle.
6. Mehr Flexibilität bei individuellen Rechnungen
Neben den größeren Abläufen wollten wir auch kleinere Einschränkungen bei der Rechnungserstellung beseitigen.
Nicht jede Rechnung ist gleich. Manchmal benötigt ein Rechnungsempfänger zusätzliche Informationen oder einen individuellen Hinweis.
Dafür lassen sich Kopf- und Fußtexte jetzt direkt in der Rechnungsdetailansicht anpassen. Du musst also nicht für jeden individuellen Hinweis die allgemeine Rechnungsvorlage verändern.
Wichtig: Damit ein individuell angepasster Fußtext auf deiner Rechnung erscheint, muss bereits ein Fußtext in der Rechnungsvorlage hinterlegt sein.
Enthält deine Vorlage keinen Fußtext, wird auch dein individuell eingetragener Fußtext nicht in das Rechnungs-PDF übernommen.
Bei E-Rechnungen gilt diese Einschränkung nicht. Hier wird der individuell angepasste Fußtext direkt übernommen.
7. Eine gemeinsame Grundlage für die Weiterentwicklung
Die Überarbeitung der Rechnungsverwaltung sollte nicht nur den Arbeitsalltag unserer Kund:innen erleichtern. Auch intern wollten wir unsere Abläufe vereinfachen.
Bisher mussten wir zwei unterschiedliche Rechnungsverwaltungen pflegen und weiterentwickeln. Das bedeutete zusätzlichen Aufwand bei der Entwicklung neuer Funktionen. Beispielsweise mussten wir Anforderungen wie die E-Rechnung in beiden Systemen berücksichtigen.
Mit dem Update haben wir die technische Grundlage vereinheitlicht. Statt zwei getrennte Rechnungsverwaltungen zu betreuen, arbeiten wir jetzt mit einer gemeinsamen Codebasis. Dadurch reduzieren wir den Pflege- und Wartungsaufwand. Gleichzeitig müssen wir neue Funktionen nicht mehr doppelt entwickeln. Das schafft mehr Kapazitäten für die Weiterentwicklung von Noahworks.
8. Wie es mit der Rechnungsverwaltung weitergeht
Mit dem Update haben wir viele Abläufe vereinfacht und bisher fehlende Möglichkeiten ergänzt. Gleichzeitig wissen wir, dass die Weiterentwicklung damit nicht abgeschlossen ist.
Gerade die Aufteilung der Rechnungsfunktionen auf verschiedene Übersichten möchten wir noch verbessern. Wie wir das umsetzen, besprechen wir derzeit intern.
Die Rückmeldungen unserer Kund:innen bleiben dafür ein wichtiger Bestandteil. Denn häufig zeigen sich Verbesserungsmöglichkeiten dort, wo täglich mit unserer Software gearbeitet wird. Wenn du weitere Ideen oder Wünsche zur Rechnungsverwaltung hast, freuen wir uns über dein Feedback.
Alle Änderungen an den Rechnungsansichten haben wir außerdem in unserem ersten Blogbeitrag zum Update zusammengefasst.
